一場小額採購，讓我重新理解什麼叫「責任」
很多人在學校或公家機關做行政時，對「小額採購」都有一種很自然的想法：
不就是幾千塊的東西嗎？
修個水電、換燈管、買文具、訂便當，流程簡單、金額不大，找熟識廠商來處理，幾乎已經是日常。
我以前也是這樣想的。
直到有一天，我被審計部狠狠上了一課。
那個大家都認識的「小江」
我們學校有位配合很多年的水電行老闆。
這裡暫且叫他「小江」。
哪間教室燈不亮、哪個水龍頭漏水、哪條管線有問題，他可能比學校老師還熟。
對行政人員來說，小江最大的優點只有一句話：
「叫得到人。」
很多時候，行政最怕的不是程序，而是事情沒人處理。
而小江，剛好就是那種一通電話就會出現的人。
所以多年下來，學校一些小額修繕，幾乎都習慣找他。
大家也都覺得很正常。
直到今年。
審計部送來的「大禮包」
那天，我收到一份審計資料。
我原本以為只是一般例行查核。
結果名單一打開，我當場愣住。
因為上面赫然寫著：
「廠商為政府採購法拒絕往來廠商。」
而那個廠商，就是小江。
最可怕的，不是違規，而是「你根本不知道」
後來才知道，小江不是在我們學校出問題。
而是之前在其他機關承攬案件時，涉及「借牌」問題，被依《政府採購法》刊登政府採購公報停權。
最荒謬的是：
- 我不知道。
- 主任不知道。
- 連小江自己都說他不知道。
他甚至以為：
「那只是不能標大案子而已，小修繕應該沒差吧？」
但審計不會管你知不知道。
他只會問一句：「請問採購當時，有沒有查詢拒絕往來廠商？」
那瞬間，我才真正理解一件事：
行政工作的重點，很多時候不是「你有沒有善意」，而是「你有沒有留下你盡到注意義務的證明」。
小額採購，從來都不是法外之地
很多人會誤以為：
「15 萬以下不是可以逕洽嗎？」
「幾千塊的小東西，怎麼可能有問題？」
但其實不是。
依據《政府採購法》第103條規定，只要廠商被刊登為拒絕往來廠商，在停權期間內，就不得作為採購對象。
白話文就是：
即使今天只是修一顆水龍頭、換一支燈管，只要對方是停權廠商，你仍然可能違反採購規定。
而《中央機關未達公告金額採購招標辦法》第5條雖然讓小額採購程序得以簡化，但從來沒有免除機關的查核責任。
這也是很多行政人員最容易忽略的地方。
後來，我養成了一個習慣
現在不管金額多小。
哪怕只是：
- 訂便當
- 印講義
- 修門把
- 換燈管
只要涉及對外採購，我一定先做一件事：到政府電子採購網查詢「拒絕往來廠商」。
有統編就打統編。
沒有統編，就查店名。
然後最重要的是：
保存證據。
因為真正重要的，不是你查到了什麼。
而是未來真的出事時，你能證明：「我當時有查核，而且已盡合理注意義務。」
行政最可怕的，往往不是大案子
後來我越做越有感。
行政工作裡，真正容易出事的，常常不是那些幾百萬、幾千萬的大案子。
反而是這種：「應該沒事吧？」「以前都這樣做。」 「熟人而已啦。」
的小事情。
因為人一旦對流程失去警覺，風險就會慢慢藏進日常裡。
而行政人員最無奈的地方就是：很多時候，你不是故意犯錯。
你只是太相信「習慣」。
小江留下的後遺症
自從那件事之後，我們單位現在所有採購案件——
不分大小，全部都要附上「拒絕往來廠商查詢頁面」。很多人覺得程序變麻煩了。
但我知道。那不是增加行政負擔。那是大家被審計教會後，留下來的「保命機制」。
而小江，也成了我行政生涯中，最深刻的一堂課。
