有些單位不是突然變爛的。
是大家一邊說「辛苦了」，一邊繼續把事情丟給同一個人，然後一點一點爛掉的。
那天一大早，我要召開一場評審會議。
三家廠商投標，案件採參考最有利標精神的方式辦理。前一天才剛開標，隔天馬上接著評審。
而我前一天，已經連開了四場會議。
那種累，不是單純「事情很多」而已。
是你一坐下來，腦袋就像同時開了二十個視窗。
會議資料要確認，委員要聯繫，評審流程要順，廠商簽到要盯，簡報設備要測，程序要注意，時間要控管。
每一件看起來都只是小事。
但每一件出錯，最後都會變成承辦人的事。
偏偏這期間，還會有人來反映：
「廁所小便斗好像漏水。」
「某間教室的燈會閃。」
「那個場地什麼時候可以整理？」
「這個東西今天可以幫我處理嗎？」
你不是在上班。
你是在跟時間互相傷害。
但老實說，真正讓人累的，從來不是事情多。
而是很多問題，你其實早就講過了。
我不是今天才反映人力不足。
也不是今天才提案件太集中。
哪些時間點一定會爆量、哪些工作已經超出負荷、哪些案子不能再壓在同一個人身上，我早就跟主管反映過。
甚至每次開會，我都會把公文量統計整理出來。
整個處室一段時間內收了多少件公文，各組分別承接多少案件，我都有做分析。
有一段時間，整個處室大概收了一百多件公文，其中將近六成，其實都集中在我這邊。
這還沒有算正在履約中的標案。
也沒有算準備上網公告的工程案。
還沒有算已經規劃要簽辦的採購案、要結案驗收的案件、蓋不完的紙本簽呈、小額採購契約、行政會議、考試場地布置，還有每天突然冒出來的修繕雜事。
所以這不是我在喊累。
是數字真的就擺在那裡。
結果有些老鳥聽完，還是可以很淡定地說：
「很多公文都文存而已啦，又沒什麼。」
甚至還會補一句：
「擬陳閱後文存就好了啊，這個不花時間啦。」
每次聽到這種話，我都很想問：
如果真的不花時間，那為什麼永遠都是我在處理？
公文不是按下存檔就結束了。
你要看內容。
要判斷這件事情跟誰有關。
要確認是不是需要回覆、會辦、簽核或後續追蹤。
你還要想，這件事情之後會不會變成你的責任。
有些東西表面上只是「存查」。
但你只要一個沒注意，後面被追問的人，通常還是承辦。
最無力的是，有時候長官也會覺得：
「這種文應該不會花多少時間吧？」
可是如果真的不花時間，為什麼不平均分配？
為什麼有些人明明有空，卻不需要一起分擔？
更妙的是，有時候對方還會笑笑地說：
「我都沒什麼事情耶，要不要我幫忙？」
聽起來很善意。
但行政現場的人都知道，這句話有時候不是支援。
而是一種更奇妙的提醒：
原來我忙到快炸掉，還要自己開口拜託別人來救我。
為什麼有些人忙到像在滅火，有些人卻可以慢慢做、穩穩做，最後還顯得很正常？
行政現場最心累的，不一定是工作量本身。
而是有些工作明明很耗神，最後卻會被講成：
「啊那個不是很簡單嗎？」
那天開會前，主管突然問我一句：
「你怎麼沒找某位同事來幫忙？」
我當下愣了一下。
我說：
「之前有提過，但對方沒什麼反應，所以這次我就沒有再叫了。」
主管回我：
「可是他說你沒跟他講。」
那一瞬間，我突然有一種很深的疲憊感。
不是因為採購。
不是因為會議。
也不是因為今天又多一件公文。
而是我突然理解：
原來在某些地方，連「求救」這件事，本身也是承辦人的責任。
即便你早就反映過了。
開會也提了。
平常也講了。
數據也拿出來了。
你還是要自己去拜託別人幫忙。
自己去喬人力。
自己去協調資源。
自己去證明你真的很忙。
更微妙的是，同樣都是協助處理學校的事情，說法還會不太一樣。
別人的事情需要你支援，通常叫做：
「大家都是為了學校。」
但你的事情需要別人支援，就很容易變成：
「他是在幫你忙。」
明明都是學校的業務。
怎麼換一個承辦人，語氣就不一樣了？難道事務組長這個職務就是超然存在於學校嗎？
其實主管也不是真的完全不知道。
很多時候，長官知道你忙。
知道你手上的工作量已經炸掉。
知道某些人比較會做事，也知道某些人比較不主動。
但最諷刺的是，事情最後通常還是會流向同一種人。
最會做的人。
最負責的人。
最不敢讓事情爛掉的人。
因為主管知道，你最後還是會撐住。
於是久而久之，整個單位就形成一種很奇怪的默契。
會做的人，繼續做。
願意扛的人，繼續扛。
不主動的人，事情反而越來越少。
最可怕的是，這種文化是會傳染的。
新人剛進來的時候，其實很多都很有熱情。
會想改善流程。
會想建立制度。
會想把事情做好。
可是待久之後，他會慢慢發現：
做得多的人，不一定過得比較好。
因為事情只會越來越多。
責任只會越來越重。
出事的時候，也比較容易第一個被檢討。
反而低調一點、慢一點、不要太積極的人，好像活得比較安全。
於是大家最後學會的，不是成長。
而是：
不要讓自己變成那個最能做事的人。
那一刻，我突然有點理解，為什麼有些學校行政單位，會慢慢失去效率。
不是因為沒有人才。
而是因為整個系統，長期都靠少數人的責任感在硬撐。
等那些人累了。
麻木了。
不想再扛了。
整個系統就會開始一起往下掉。
而最悲哀的是，很多主管看到的，往往不是「誰扛太多」。
而是：
「反正事情最後有做完。」
可是有些事情會做完，不代表分工合理。
有些人撐得住，也不代表他應該一直撐。
行政單位真正可怕的不是忙。
真正可怕的是，大家都習慣把忙的人，當成理所當然。
然後等那個人有一天真的不想撐了，再回頭說：
「以前不是都好好的嗎？」
是啊。
以前看起來都好好的。
只是那個「好好的」，不是因為制度真的好。
而是因為有人一直假裝自己還撐得住。
